Flujograma para la Tramitación de Convenios o cartas de entendimiento que provengan de Instituciones Extranjeras, o fuera del Ministerio.

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1. Ingreso al Ministerio: este debe ser por el Despacho Ministerial o los ViceDespachos, por las Direcciones Generales o por medio de la Dirección de Cooperación Nacional e Internacional. Por cualquiera de las formas, debe remitirse a la CNI.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: Después de tomar el debido registro para poder darle seguimiento, lo remite inmediatamente a las Direcciones competentes para analizar el interés, y la capacidad de contrapartida.

1. Direcciones Generales: toman el documento y lo gestionan “simultáneamente” con su unidad Financiera, Delegación de Asuntos Jurídicos y con la Unidad de Trabajo competente

1. Dirección de Asuntos Jurídicos de la Dirección: da su dictamen desde el punto de vista legal; Unidad Competente: da su dictamen desde los aspectos técnicos necesarios, Financiero: evalúa la capacidad de contrapartida desde el enfoque monetario.

1. Direcciones Generales: Consolidan los documentos con los tres dictámenes necesarios (jurídico, técnico y financiero) y con los respectivos documentos de respaldo, para enviarlo a la Dirección de Cooperación Nacional E Internacional.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: Revisa el expediente completo y la documentación de respaldo y envía a la Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho Superior las observaciones pertinentes para su aprobación final.

1. Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho: remite el documento a la Dirección de Cooperación con sus respectivas observaciones o la aprobación definitiva para seguir el trámite correspondiente con el Despacho Superior.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: toma el documento, realiza un resumen ejecutivo y lo remite al Ministro para su aprobación.

1. Despacho Superior: revisa el documento, envía un oficio a CNI, en donde se manifiestan el interés de firmarse y se dictamina si será un acto privado o público.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: teniendo aprobado el documento, debe coordinar con ambas partes la fecha para firma, solicitando tres posibles fechas y coordinándolas con la agenda del Ministro o Viceministros.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: ya teniendo la Fecha Aprobada y la modalidad de firma, debe coordinar con: Jurídico de la Dirección Involucrada para la impresión del Acuerdo según las copias necesarias y en el papel indicado para este fin; Coordina con la Administración del Palacio, si fuese necesario reservar un lugar y mobiliario y con Compras por si es necesario algún tipo de refrigerio. Del mismo modo, se debe coordinar con Comunicación Social el acto protocolario. Si fuese necesario, se debe coordinar con Relaciones Exteriores y el Jurídico del Despacho el permiso de autorización del Presidente.

1. Dirección de Cooperación Nacional E Internacional: toma el documento ya firmado y lo remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho para continuar con el registro y trámite legal necesario para su aprobación definitiva (acuerdo gubernativo u otro que se considere necesario).

1. Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho Superior: realiza los pasos legales necesarios para su validez y luego remite una copia a la Dirección de Cooperación Nacional e Internacional para su debido registro en el inventario y archivo con el Acuerdo Ministerial que lo ampara cerrando así el expediente.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: Realiza los trámites necesarios con Relaciones Exteriores, con planificación y finanzas para que no invalide el convenio, proyecto o carta de entendimiento. Luego de terminar este proceso, remite una copia del documento ya firmado, sellado y rubricado junto con el Acuerdo Ministerial a la Delegación de Asuntos Jurídicos de las Direcciones involucradas.

1. Delegación de Asuntos Jurídicos de la Dirección: toma el documento para su archivo y remite una copia a cada una de las unidades competentes para que estas notifiquen.

1. Cada una de las Unidades Competentes: archiva el documento y realiza los pasos necesarios para poder ejecutar lo convenido en el plazo vigente.

   Flujograma para la Tramitación de Convenios o cartas de entendimiento que provengan de las Direcciones del Ministerio.

1. Unidades Competentes de cada Dirección: Los documentos nacen de la iniciativa de las unidades ejecutoras de cada una de las direcciones del Ministerio de Cultura y Deportes y los trasladan a su correspondiente Dirección con el soporte técnico necesario, documentación de respaldo y los documentos que considere pertinentes para el respaldo legal (fotocopias de cédula, representaciones legales, patentes, etc.)

1. Dirección General: Si es de interés de la Dirección, solicita “simultáneamente” los respectivos dictámenes a su Delegación de Asuntos Jurídicos y a su Departamento Financiero. Para luego consolidarlos y enviarlos a la Dirección de Cooperación Nacional e Internacional.

1. La Delegación de Asuntos Jurídicos y Financiero de la Dirección: emite su dictamen correspondiente y lo envía de nuevo a la Dirección General.

1. Dirección General: consolida los documentos con los tres dictámenes (técnico, jurídico y financiero) y lo remite con el expediente completo a la Dirección de Cooperación Nacional e Internacional.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: Revisa el expediente completo y la documentación de respaldo y envía a la Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho Superior las observaciones pertinentes para su aprobación final.

1. Dirección de Asuntos Jurídicos del Despacho: remite el documento a la Dirección de Cooperación con sus respectivas observaciones o la aprobación definitiva para seguir el trámite correspondiente con el Despacho Superior.

1. Cooperación Nacional e Internacional: toma el documento, realiza un resumen ejecutivo y lo remite al Ministro para su aprobación.

1. Despacho Superior: revisa el documento, envía un oficio a CNI, en donde se manifiestan el interés de firmarse y se determina si será un acto privado o público.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: teniendo aprobado el documento, debe coordinar con ambas partes la fecha para firma, solicitando tres posibles fechas y coordinándolas con la agenda del Ministro o Viceministros.

1. Dirección de Cooperación Nacional e Internacional: ya teniendo la Fecha Aprobada y la modalidad de firma, debe coordinar con: Jurídicos correspondientes para su agenda e impresión del documento final. Coordina con la Administración del Palacio, si fuese necesario reservar un lugar y mobiliario y con Compras por si es necesario algún tipo de refrigerio. Del mismo modo, se debe coordinar con Comunicación Social el acto protocolario. Si fuese necesario, se debe coordinar con Relaciones Exteriores y el Jurídico del Despacho el permiso de autorización del Presidente.

1. Dirección de Cooperación Nacional E Internacional: toma el documento ya firmado y lo remite a Asuntos Jurídicos del Despacho para continuar con el registro y trámite legal necesario para su aprobación definitiva (acuerdo ministerial u otro que se considere necesario).

1. Asuntos Jurídicos del Despacho Superior: realiza los pasos legales necesarios para su validez y luego remite una copia a la Dirección de Cooperación Nacional e Internacional para su debido registro en el inventario y archivo con el acuerdo ministerial que lo ampara cerrando así el expediente.

1. Cooperación Nacional e Internacional: Realiza los trámites necesarios con Relaciones Exteriores, con planificación y finanzas para que no invalide el convenio, proyecto o carta de entendimiento. Luego de terminar este proceso, remite una copia del documento ya firmado, sellado y rubricado junto con el acuerdo gubernativo a la Dirección de Asuntos Jurídicos de las Direcciones involucradas.

1. Asuntos Jurídicos de la Dirección: toma el documento para su archivo y remite una copia a cada una de las unidades competentes para que estas notifiquen.

1. Cada una de las dependencias Involucradas: archiva el documento y realiza los pasos necesarios para poder ejecutar lo convenido en el plazo vigente.

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